Akorda Onderwijsdienstverlening heeft een partnerschap met bedrijfssoftwareleverancier UNIT4 gesloten voor de implementatie van een systeem voor de personeels-, salaris- en financiële administratie. De administratieve dienstverlener voor instellingen uit het primair onderwijs biedt de 200 aangesloten scholen een geïntegreerd informatiesysteem dat de 45 schoolbesturen alle actuele informatie verstrekt om betere beslissingen te kunnen nemen.

 De primaire onderwijssector heeft te maken met grote veranderingen. Scholen moeten slimmer omgaan met inkomsten doordat hun budgetten krimpen. Inzicht in de bedrijfsvoering is daarom cruciaal. Gegevens uit de personeels- en financiële administratie spelen hierbij een steeds belangrijkere rol in verband met het opbrengstgericht werken. Voor de formatieplanning en de inrichting van ‘passend onderwijs’ is inzicht in de competenties van de leraren op basis van de zorgvraag van de leerlingen belangrijk.

 Akorda Onderwijsdienstverlening maakt nu nog gebruik van een maatwerkoplossing waarin softwarepakketten van de verschillende administraties zijn verenigd. De ondersteuning van de salarissoftware, die deel uitmaakt van dit systeem, houdt op te bestaan en daarom werd gezocht naar een nieuwe oplossing. Daarmee moeten scholen in staat zijn zelf gegevens in te voeren, zoals adreswijzigingen of functionerings- en beoordelingsgesprekken. Bovendien moet de software zo zijn in te richten dat bij verandering van inzicht gemaakte afspraken kunnen worden bijgesteld. Doordat personeelsleden van scholen zelf veel zaken verwerken in het systeem, is Akorda minder tijd aan administratieve handelingen kwijt.

 Na een intensief traject, waarbij Akorda meerdere systemen heeft bekeken, viel de keuze op UNIT4. Via het e-HRM portal dat UNIT4 levert, krijgen medewerkers direct toegang tot hun persoonlijk dossier. Bestuurders kunnen scenario’s maken over bijvoorbeeld financiële consequenties van verschuiving van risico’s, budgetten en verantwoording van maatregelen, zoals de nieuwe Wet op passend onderwijs.  

 Daarnaast kunnen scholen de competenties van leraren vastleggen, zoals die zijn gedefinieerd in de Wet BIO. Deze gegevens vormen een betrouwbare basis voor de formatieplanning. Doordat scholen dit soort informatie zelf kunnen benaderen via het nieuwe e-HRM systeem, heeft Akorda meer tijd voor persoonlijk advies over onder meer formatieplannen, CAO-vraagstukken of juridische zaken en de advisering bij meer complexe (strategische) vraagstukken.

 “Doorslaggevend in de keuze was  de no nonsense benadering van UNIT4. Functioneel zijn de verschillen tussen de uiteindelijk door ons geselecteerde en geteste oplossingen marginaal”, licht Greet Boellaard-Hovius, directeur van Akorda Onderwijsdienstverlening, toe. “Wij herkennen veel van onze visie met betrekking tot de relatie met de klant in de manier waarop UNIT4 zich opstelt. Als partner die snel en correct reageert op onze vragen. De klik is er al sinds het eerste contact en die is tijdens het traject sterker geworden. Wij hechten hier veel waarde aan, omdat we in een korte periode niet enkel de bestaande functionaliteit willen inbrengen in het nieuwe pakket, maar ook de extra mogelijkheden zo snel mogelijk voor de klanten beschikbaar willen hebben. Het is een omvangrijke en intensieve implementatie die we alleen door goede samenwerking tot een succes kunnen maken.”

 Akorda Onderwijsdienstverlening gaat per 1 januari 2013 de salarisadministratie van de 200 aangesloten scholen met in totaal 5.500 medewerkers verzorgen met UNIT4. Later dat jaar krijgen ook docenten en bestuurders toegang tot het systeem dat via internet is te benaderen. De looptijd van het contract is acht jaar.